Die allermeisten Meetings werden so weit vorbereitet, dass Tagesordnungspunkte festgelegt werden, die den Teilnehmern im Vorhinein mitgeteilt werden, so dass sie sich, im Idealfall, darauf vorbereiten (können). Häufig wird dabei jedoch versäumt, ein Ziel für die einzelnen TOPs anzugeben. Der Vorteil solcher Ziele ist, dass jeder genau weiß, was bei den einzelnen TOPS passieren soll. Das genau ist jedoch wichtig, um unnötige Diskussionen und damit Zeitverschwendung zu vermeiden.
Ist z.B. das angestrebte Ziel eines TOP, nur eine Information etwa von der Geschäftsleitung über eine Änderung an das Team bekanntzugeben, so wird wertvolle Zeit vergeudet, wenn man nun über diese Änderung debattiert. Wenn sich gar eine Grundsatzdiskussion über die Sinnhaftigkeit einer solchen Änderung ergibt, ist wieder eine halbe Stunde oder mehr nutzlos beim Teufel. In einem solchen Fall ist eine Moderation gefordert, die zu Beginn darauf hinweist, dass dieses Gremium gar nicht die Möglichkeit besitzt, die Änderung zu ändern, dass es rein um Information geht, weshalb nur Verständnisfragen gestellt werden können. Wenn eine wirkungslose Diskussion unterbunden wird, spart das nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch überflüssigen Frust.
Ist das angestrebte Ziel eines TOP jedoch, dass eine Entscheidung getroffen werden soll, dient eine gute Moderation dazu, dass das auch tatsächlich passiert. Was sich ohne eine solche Moderation nämlich häufig abspielt, ist das Gegenteil: Es wird ausgiebig diskutiert, es werden Ideen geäußert und verworfen, es werden wichtige Gesichtspunkte ins Spiel gebracht – nur entscheiden will man sich nicht. Es ist eigentlich alles gesagt, aber da man sich vor der Entscheidung drückt, startet man einfach in eine neue Runde. Argumente, die schon einmal vorgebracht wurden, werden erneut ins Spiel gebracht, mit den gleichen Gegenargumenten wie beim letzten Mal, man dreht sich im Kreis und weil es so viel Spaß macht, unter Umständen auch noch ein drittes Mal. Eine gute Moderation hat das genau im Blick, registriert, wann sich Argumente wiederholen und interveniert: „Das haben wir bereits gehört. Gibt es irgendetwas, das bisher nicht gesagt wurde? Wenn das nicht der Fall ist, dann müssen wir jetzt eine Entscheidung treffen!“ Wieder einen Haufen Zeit gespart.
Es gibt jedoch auch TOPs, die nur dazu dienen sollen, dass Vorgesetzte ein Meinungsbild darüber einholen wollen, wie das Team zu dieser oder jener Idee steht. Es soll keine Entscheidung getroffen werden, es ist auch keine Information über etwas, das bereits beschlossene Sache ist, man will nur wissen, was die Teammitglieder davon halten, ob vielleicht etwas Wesentliches übersehen wurde, oder ob es eine zusätzliche gute Idee gibt. Für solche TOPs sollte verpflichtend ein Zeitrahmen festgelegt werden und die Moderation sollte darauf achten, dass dieser Zeitrahmen auch eingehalten wird und im Bedarfsfall, wenn die Beteiligung sehr rege ist, darauf hinweisen, dass nur noch fünf oder zehn Minuten für dieses Thema zur Verfügung stehen. Eindeutig bekannt zu geben, dass es sich nur um ein Meinungsbild handelt, das eingeholt werden soll, verhindert auch späteren Ärger, wenn das Team etwa glaubte, es könne oder solle etwas entscheiden und dann feststellen muss, dass ganz anders entschieden wurde. Wenn von vornherein klar ist, dass es darum nicht geht, kann ein Team für gewöhnlich damit leben.
Wer soll nun die Moderation übernehmen? Nicht der Vorgesetzte – auch wenn das oft der erste Gedanke ist. Würde er zum Beispiel engagiert mitdiskutieren wollen, käme er schnell in die Bredouille, denn er würde nicht mehr auf den Prozess achten.
Es ist hilfreich für eine gelingende Moderation, wenn jeder im Team schon einmal die Erfahrung gemacht hat, wie schwierig es sein kann, eine heftige Diskussion wieder unter Kontrolle zu bringen. Deswegen schlagen wir vor, dass man die Moderation rotieren lässt, sodass jeder im Team weiß, wie schwierig das sein kann und genügend Verständnis für den jeweiligen Moderator aufbringt. Das verschafft ihm oder ihr viel mehr Unterstützung, wenn eingegriffen werden muss. Wer die Moderation übernimmt, sollte vor jedem Meeting festgelegt werden, denn dessen Aufgaben sind es, die Themen zusammenzustellen, die Tagesordnung zu versenden und klarzustellen, was bei jedem Punkt gefordert wird. Ist ein Thema dabei, bei dem er selbst engagiert mitdiskutieren will, kann die Moderation für diesen Punkt auch abgegeben werden.
Am meisten Zeit sparen natürlich die Meetings, die man gar nicht mit macht. Deshalb abschließend noch der heiße Tipp: Fragen Sie sich bei jedem anberaumten Meeting, ob das eines ist, das wirklich unerlässlich ist, ob man wirklich die ganze Zeit dabei sein muss, oder nur die zwanzig Minten, die einen angehen, oder ob man nicht jemand anderen schicken könnte, oder ob womöglich gar ein Protokoll völlig ausreichend ist. Manche Firmen sind dazu übergegangen, auf solchen Protokollen festzuhalten, was das Meeting gekostet hat. Dazu hat man einen durchschnittlichen Stundenlohn für die Teilnehmer festgelegt, die Dauer des Meetings eingerechnet und so eine Referenz hatte für die Überprüfung, ob sich das gelohnt hat, dass da jetzt zehn Leute zwei Stunden beisammen saßen. Das soll die Effizienz von Meetings signifikant gesteigert haben.
Ob man nun beim Meeting dabei ist oder nicht, es sollte auf jeden Fall mit einer Liste enden! Dabei handelt es sich um die sogenannte 3-W-Liste, die verbindlich festlegt:
Wer macht wann was!
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