Ein wichtiger Schritt hin zu diesem Ziel ist ein Zeitmanagement, das diesen Namen verdient. Im nachfolgenden Beitrag finden Sie Hinweise zu drei wichtigen Bestandteilen, die gar nicht mal so neu oder revolutionär sind, aber trotzdem immer noch viel zu häufig vernachlässigt werden. Lernen Sie also die „Quadrant zwei Philosophie“ kennen. Und beantworten Sie sich selbst die Gretchen-Frage: Wie halten Sie es mit Emails? Last but not least: Denken Sie ans Pausen einlegen!
Eine kritische Prüfung sollte der Frage gelten: Womit beschäftige ich mich eigentlich?
Wenn man sich sehr gut organisiert und sehr geordnet arbeitet, sich jedoch viel zu viel mit den falschen Dingen beschäftigt, gerät man auf keinen grünen Zweig, sondern nur gut organisiert in Schwierigkeiten. Was sind denn nun die Dinge, mit denen man sich tatsächlich beschäftigen sollte und wie sollte man die Projekte und Aufgaben priorisieren?
Zur Beantwortung dieser Frage hat sich die „Vier-Felder-Matrix“ von Covey bestens bewährt. Covey hat die Gesamtheit aller Aufgaben auf vier quadratische Felder aufgeteilt.
+ wichtig + dringend
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+ wichtig - dringend |
- wichtig + dringend
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- wichtig - dringend |
In Quadrant eins befinden sich alle Aufgaben, die sowohl „wichtig“ als auch „dringend“ sind, wobei die Dringlichkeit hauptsächlich von außen vorgegeben wird. Quadrant eins sollte nach Möglichkeit maximal dreißig Prozent aller Aufgaben beinhalten. Diesen Bereich kann man oft nur sehr eingeschränkt selbst steuern, doch da die Aufgaben „wichtig“ und „dringend“ sind, müssen sie sofort oder jedenfalls zügig erledigt werden.
In Quadrant zwei befinden sich die „wichtigen“ Aufgaben, die aber nicht „dringend“ sind. Zu diesen Aufgaben gehören zum Beispiel alle strategischen Planungen. Für die ist es nicht entscheidend, ob man sie heute oder morgen macht, doch ob man sie überhaupt macht oder nicht, kann den entscheidenden Unterschied machen. Zu den wichtigen Aufgaben gehören auch alle Problemlösungen, die grundsätzlicher Natur sind. Wenn zum Beispiel bestimmte Themen immer wieder auftauchen, sollte man sie nicht immer wieder aufs Neue lösen, sondern sich einmal die Zeit nehmen, eine grundsätzliche Lösung dafür zu entwickeln. Das wäre also eine Aufgabe für Quadrant zwei.
In Quadrant drei sind die Aufgaben nicht „wichtig“ aber dafür „dringend“. Meist sind sie von außen dringend gemacht. Bei Aufgaben in diesem Quadranten handelt es sich für gewöhnlich um solche, die einen nicht wirklich in Richtung Zielerreichung weiterbringen. Sie sollten deshalb immer prüfen, ob sie wirklich dringend erledigt werden müssen und ob Sie solche Aufgaben delegieren können.
In Quadrant vier schließlich befinden sich alle Aufgaben, die nicht „dringend“ und nicht „wichtig“ sind, die man aber trotzdem aus irgendeinem Grund auf der Agenda hat. Zum Beispiel, etwas im Internet recherchieren, oder mal wieder den Kollegen aus Abteilung XXX besuchen, um sich mit ihm auszutauschen. Das mag zwar im Großen und Ganzen auch wichtig sein, sollte jedoch erst gemacht werden, wenn das Wesentliche erledigt ist - oder wenn man dringend eine Pause braucht, um den Kopf wieder freizubekommen.
Nun steht bei der praktischen Umsetzung natürlich die Frage im Raum, was ist eigentlich wichtig? Hierbei sollen Sie sich an Ihren Zielen orientieren und natürlich auch an den Zielen des Unternehmens. Hat man keine Ziele und keine Visionen, wird es schwierig zu priorisieren. Das Kriterium ist also immer, welche Ziele möchte ich erreichen und sind die Aufgaben hierfür wichtig. Hier helfen die Jahres-, Monats- und Wochenzieledabei, sinnvolle Priorisierungen zu finden und sich zunehmend in Quadrant zwei aufzuhalten, Dinge zu erledigen, solange sie noch dort sind und nicht erst, wenn die zum Problem werden und in Quadrant eins rutschen. Es erfordert jedoch einige Disziplin, sich immer wieder an der Kategorie „wichtig“ zu orientieren und nach der „Quadrant zwei-Philosophie“ zu arbeiten. Doch um wirklich vorwärtszukommen und Ihre Ziele zu erreichen, sollten Sie die meiste Zeit den Aufgaben aus dem Quadranten zwei widmen.
Umgang mit Emails – keineswegs ein alter Hut!
Es hat sich inzwischen zwar herumgesprochen, zu welchen Energie- und Zeiträubern sich E- Mails entwickelt haben. Trotzdem haben viele Führungskräfte immer noch Mühe, sich zu einem richtigen Umgang damit durchzuringen. Dass jeder Sender einer Mail z. B. erwartet, nach spätestens zwei Stunden eine Antwort zu erhalten, ist eine Unsitte, der keine Führungskraft folgen sollte. Es ist nämlich zweifelsfrei bewiesen, dass jede Unterbrechung der Arbeit an einer Aufgabe dazu führt, dass man sehr viel mehr Zeit dafür braucht, als wenn man sie am Stück erledigt. Aus diesem Grund sollte man auch selbst dafür sorgen, sich nicht unnötig aus der Konzentration zu reißen und zum Beispiel die Push-Mail-Funktion ausschalten. Dreimal täglich zu festgelegten Zeiten seine Mails zu kontrollieren, ist für gewöhnlich völlig ausreichend. Entscheiden Sie selbst, wann Sie ihre Mails bearbeiten wollen und Sie werden nicht von außen gesteuert.
Außerdem kann man sich bemühen, das Übermaß an überflüssigen Mails, die man nur deswegen bekommt, weil man zur Absicherung des Absenders auf CC gesetzt wurde, einzudämmen. Man kann zum Beispiel in seinem Umfeld klar und deutlich machen, welche Informationen und Daten man braucht und welche nicht.
Um die Inbox Zero zu halten, werden Mails am besten nach folgendem Grundsatz bearbeitet:
- Was weniger als zwei Minuten zum Antworten braucht, wird sofort gemacht.
- Antworten, die länger dauern, werden in eine Aufgabe umgewandelt, um die Mail aus der In-Box zu kriegen (sie sollte in den eingerichteten To-Do-Ordner verschoben werden.)
Und noch etwas: Schalten Sie alle Push-Funktionen aus, wenn Sie konzentriert arbeiten wollen! Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber der Vollständigkeit halber wollen wir es nochmal erwähnen.
Machen Sie Pausen – Sie sind schließlich kein Roboter!
Last but not least wollen wir auch das noch zur Sprache bringen: Pausen, um sich zu regenerieren und dem Hirn die Möglichkeit zu geben, sich zu erholen, sind von absoluter Wichtigkeit! Das Gehirn verbraucht Energie in Form von Glukose, die muss erneuert werden. In Pausen sollte man die Augen vom Rechner lösen, am besten Aufstehen, sich kurz strecken oder die Augen schließen. Das weiß fast jeder, aber die wenigsten handeln danach. Hier ist eine Möglichkeit, sich Pausen gezielt zu setzen:
60-60-30 – Prinzip
Um sich einen Rhythmus für die Abarbeitung von Aufgaben zu setzen, schwören einige auf das 60-60-30 Prinzip, das sich an Konzentrationsphasen orientiert.
Die erste 60 steht für 55 Minuten konzentriert arbeiten und 5 Minuten Pause.
Die zweite 60 steht für weiter 60 Minuten konzentriert arbeiten.
Die 30 steht für nun 30 Minuten Pause.
Danach kann man mit einem weiteren 60-60-30 Block beginnen.
Die Aufgaben, die man sich in den jeweiligen Blöcken sucht, sollten zu der eingeteilten Zeit passen.
Ausblick
Im nächsten Newsletter können Sie noch mehr darüber erfahren, wie man den Führungsalltag „entschärfen“ kann, zum Beispiel mit „Wenn-dann-Plänen“ und wie der Umgang mit Meetings so gestaltet werden kann, dass am Ende mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben bleibt.
