Mitarbeitergespräche erfolgreich führen

Ein Mitarbeitergespräch ist sowohl für Führungskräfte als auch Mitarbeiter oft eine Herausforderung, insbesondere wenn unangenehme Themen auf den Tisch kommen. Schnell können die Emotionen hochkochen und das eigentliche Feedback verläuft sich im Nichts. Zurück bleiben Frust, Enttäuschung und Unverständnis. Deshalb wird oft dazu tendiert, die Gespräche möglichste selten zu führen und die Personalgespräche auf ein Minimum zu reduzieren. Dabei bringen Mitarbeitergespräche enorme Vorteile mit sich, sorgen für Motivation und helfen, Konflikte aufzulösen. Aus diesem Grund sollte sich jede Führungskraft intensiv mit diesem Thema beschäftigen und die Gespräche mit Mitarbeitenden als wertvolles Führungsinstrument sehen.


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Exkurs: Ursprung der Führung und was sich verändert hat

Führung wurde ursprünglich stark an das militärische System angelehnt, bei dem es darum geht, empfangene „Befehle“, sprich Arbeitsanweisungen, wortgetreu und bis zum festgelegten Zeitraum auszuführen. Dieses System ist jedoch nur sinnvoll und erfolgreich, wenn die zu erledigende Arbeit sehr klar, eindeutig und überschaubar ist und man zusätzlich sofort erkennen kann, wann Mitarbeiter nichts tun. Es funktionierte im Wesentlichen durch Ausübung von Druck.

Heute ist ein solches System kaum mehr wirksam, denn die Arbeit in Unternehmen ist um ein Vielfaches komplexer geworden und Zusammenarbeit sowie Kommunikation gewinnen immer mehr an Bedeutung. Zudem ist den Menschen ihre Entwicklung wichtiger denn je, sie wollen mitgestalten, einen Sinn in ihrer Arbeit sehen, sich verbessern und Ziele erreichen. All das ist nur möglich, wenn die Führungskraft ihnen den Raum dazu gibt und im regelmäßigen Austausch mit den Mitarbeitern steht – dafür braucht es Mitarbeitergespräche.

Anlässe und Themen von Mitarbeitergesprächen

Die Begleitung der Probezeit, ein Positionswechsel im Unternehmen, Gehaltsveränderung oder die Rückkehr nach der Karenz steht an – es gibt viele Gründe für ein Mitarbeitergespräch, bei dem sich Führungskraft und Arbeitnehmer austauschen. Weitere Themen für Mitarbeitergespräche sind:

  • Zielvereinbarungen
  • Beurteilungen besprechen
  • Entwicklung und Förderung
  • Gute Leistungen anerkennen
  • Unzureichende Leistungen kritisieren und verbessern
  • Fehlzeitengespräch/Rückkehrgespräch
  • Kündigungs- und Trennungsgespräche
  • Informationsaustausch
  • Kompetenzen und Verantwortung übertragen (Delegation)
  • Erwartungen an die Zusammenarbeit klären
  • Kenntnisse und Fertigkeiten an die Mitarbeitenden weitergeben
  • Unterstützung bei persönlichen Problemen

Die unterschiedlichen Arten des Mitarbeitergesprächs lassen sich nicht immer klar voneinander abgrenzen, dennoch gibt es einige übergeordnete Themengebiete, über die wir Ihnen einen Überblick geben möchten.

Zielvereinbarungsgespräch – wesentlicher Bestandteil moderner Führung

Mitarbeitergespräche zur Zielvereinbarung hat es nicht immer schon gegeben, sie haben sich im Laufe des Wandels von Führung entwickelt. Sie sollen vor allem bewirken, dass Mitarbeiter mitdenken, sich zielorientiert verhalten und nicht einfach nur auf Weisungen warten. Gleichzeitig soll auch eine höhere Motivation erreicht werden, denn es begeistert Menschen, wenn sie eigene Ideen und Stärken selbstverantwortlich einbringen können. Auch die Mitarbeiter haben großen Nutzen von einer Führung, die ihnen mehr Eigenverantwortung zugesteht. In Studien hat sich regelmäßig gezeigt, dass Mitarbeiter sich darüber beklagen, dass sie oft gar nicht genau wissen, was ihre Führungskräfte eigentlich von ihnen wollen.

Wenn Zielvereinbarungsgespräche richtig geführt werden, also mit der nötigen Klarheit, und wenn den Mitarbeitern dabei die nötigen Kompetenzen und größere Handlungsspielräume zugestanden werden, sie die Ziele selbst mitbestimmen, können Mitarbeiter ihre eigenen Ideen einbringen. Dadurch machen sie die Erfahrung, dass sie etwas bewegen können, nicht nur passiv Ausführende sind, der Raum für Eigeninitiative erweitert sich. Außerdem steigert es das Gefühl von Wertschätzung, wenn man Menschen die Gelegenheit gibt, eigenständig zu arbeiten. In dieser Art von Mitarbeitergesprächen vereinbaren Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam Ziele und daraus resultierende Leistungsbeiträge. Inhaltlich ist es wichtig, konkrete Ziele, Anforderungen sowie Erwartungen zu klären, ebenso wie einen bestimmten Zeitrahmen zu setzen, in welchem diese erfüllt werden sollen. Des Weiteren können in diesem Zusammenhang auch mögliche Herausforderungen und Probleme besprochen werden.

Zielvereinbarungsgespräch sollten folgendes enthalten:

  • Zielvorgaben
  • Schritte und Maßnahmen zur Zielerreichung
  • Handlungsspielraum/Kompetenzen des Mitarbeiters
  • Welche Unterstützung von Seiten des Vorgesetzten nötig sind
  • Termin zur Überprüfung der Zielerreichung

Beurteilungsgespräch – das volle Potenzial der Mitarbeiter ausschöpfen

Jede Führungskraft wünscht sich, dass die Mitarbeiter ihr volles Potenzial ausschöpfen – dies ist allerdings nur dann möglich, wenn sie regelmäßig ein Mitarbeitergespräch führen, in welchem sie Stärken und Schwächen beurteilen und die Entwicklung fördern. Ein Beurteilungsgespräch dient in erster Linie dazu, dem Team oder einzelnen Mitarbeitern Feedback zu geben, dabei werden fachliche und persönliche Ergebnisse und Fähigkeiten bewertet. Die Beurteilung umfasst sowohl eine Leistungs- als auch eine Potenzialbeurteilung.

Ziel dieser Art von Mitarbeitergespräch ist, vergangene Leistungen objektiv und realistisch zu bewerten, neue Ziele zu setzen und die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter mit denen der Vorgesetzten zu vergleichen. Gibt es hier eine starke Abweichung sollten die Gesprächspartner festlegen, wie die zukünftige Zusammenarbeit verbessert werden kann. Im Beurteilungsgespräch können zudem Gehaltswünsche, neue Verantwortungsgebiete oder Erwartungen besprochen werden. Für die Vorbereitung eines solchen Mitarbeitergesprächs sollte sich die Führungskraft Zeit nehmen, um einen klaren Leitfaden zu definieren, die Gesprächsziele festzulegen und sich Gedanken darüber zu machen, wie der Mitarbeiter gegenüber „tickt“. Ist er introvertiert oder extrovertiert? Was treibt ihn an? Welche Erwartungen hat er an das Gespräch? Was hilft ihm in der Entwicklung usw.

Beurteilungsgespräche sind von großer Relevanz, da sie sowohl eine faktenorientierte Bewertung der fachlichen und persönlichen Ergebnisse von Mitarbeitern darstellen als auch ein Indikator dafür sind, ob ein Unternehmen modern und zukunftsorientiert aufgestellt ist.

Konfliktgespräch – gemeinsam zu Lösungen kommen

Konfliktgespräche mit Mitarbeitern führen ist eine der größten Herausforderungen für Führungskräfte, doch Konflikte sind genauso wie im privaten Bereich auch im Berufsalltag nicht vermeidbar. Wenn Konflikte nicht adressiert werden, können sie auf Dauer das Betriebsklima belasten, die Abläufe stören und die Performance negativ beeinflussen. Die Notwendigkeit eines Mitarbeitergespräches zur Konfliktbewältigung liegt also auf der Hand. Dennoch scheuen sich viele vor der unangenehmen Konfrontation.

Selbstverständlich muss nicht jede kleine Meinungsverschiedenheit sofort zu einem Gespräch führen und nicht alle Auseinandersetzungen sind grundsätzlich schädlich. Doch sobald ein Konflikt über ein verträgliches Maß hinaus eskaliert, kostet er das Unternehmen Geld, Zeit und emotionale Ressourcen und bedarf dringender Klärung. Ziel sollte sein, die Konfliktsituation zu klären und zu bewältigen. Ein Leitfaden gibt hierbei Hilfestellung, damit die Führungskraft souverän und sachlich auftreten kann. Das KULT-Modell ist eine Methode, die bei der Konfliktbewältigung unterstützt. Das Akronym steht für:

K – Klärung
Zu Beginn geht es vor allem darum, zu klären worin genau das Problem besteht, wie sich der Konflikt auf die Beteiligten auswirkt und welche Konsequenzen er hat.

U – Ursachen
Im nächsten Schritt werden die Ursachen unter die Lupe genommen. Hier gilt es zu besprechen, worauf der Konflikt zurückzuführen ist, wie lange er schon anhält und wann er entstanden ist. Wichtig ist, den tatsächlichen Kern des Problems zu identifizieren.

L – Lösung
Jetzt werden verschiedene Lösungsansätze von allen Konfliktparteien gesammelt und eine gemeinsame Basis festgelegt. Dabei ist zu beachten, dass niemand ignoriert wird und die letztendliche Lösung sich auch umsetzen lässt. 

T – Transfer
Abschließend sollte sichergestellt werden, dass sich alle Vereinbarungen auch in die Praxis transferieren lassen.

Informationsgespräch – in die gleiche Richtung steuern

In jedem Unternehmen ist es wichtig, dass Vorgesetzte und Mitarbeiter an einem Strang ziehen und die gleichen Informationen haben. Informationsgespräche sind ein gutes Mittel, transparent darzulegen, wenn beispielsweise Umstrukturierungen anstehen oder um die Unternehmensvision und -mission zu vermitteln. Auf der anderen Seite haben Mitarbeiter bei dieser Art von Mitarbeitergespräch die Möglichkeit, Führungskräfte zu informieren, damit diese davon profitieren können, denn meist sind die Mitarbeiter sehr nah an den Kunden und in den Projekten. Solche Gespräch sind meist unverbindlich und dienen dazu, alle auf den gleichen Stand zu bringen.

Das Mitarbeitergespräch: Tipps für eine professionelle Vorbereitung

Die Menschenführung erfolgt immer über Gespräche. Damit ein Mitarbeitergespräch professionell geführt wird, sollte die Führungskraft über Empathie und Klarheit verfügen sowie eine gute Vorbereitung erarbeiten. Nützlich sind Methoden, die helfen schnell zu verstehen, was beim Gegenüber los ist, zum Beispiel Modelle aus der Transaktionsanalyse (mehr dazu erfahren Sie untern anderem in unserem Blog). Zudem sollten sich Führungskräfte sowohl organisatorisch als auch inhaltlich und mental auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten.

Organisatorische Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche

  • Wann und wo findet das Gespräch statt und ist ausreichend Zeit dafür eingeplant?
  • Sind die Räume dafür gebucht oder ist ein entsprechender Link für eine Videokonferenz erstellt? 
  • Wurden alle Beteiligten informiert?
  • Haben Sie alle wichtigen Unterlagen beisammen?
  • Wurde darauf geachtet, beim Gespräch ungestört zu sein?

Inhaltliche Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche

  • Sind alle über das Thema des Gesprächs im Bilde und verfügen über die nötigen Informationen?
  • Ist das Gesprächsziel klar definiert?
  • Wurde ein Leitfaden für das Gespräch erstellt, in welchem die wichtigsten Punkte notiert sind?
  • Gibt es potenzielle Probleme oder eventuelle Konflikte und wurde sich darauf vorbereitet?

Mentale Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche

  • Wie ist die Beziehung zum Mitarbeiter, wie sind frühere Gespräche verlaufen?
  • Was wird am Mitarbeiter besonders geschätzt, welche Stärken hat er?
  • In welcher persönlichen Situation befindet sich der Mitarbeiter – gibt es Positives oder eher Probleme?
  • Könnten aus dem Gespräch Konflikte entstehen oder kann es gar eskalieren?

Feedback geben – so geht es richtig

Ein Großteil von Mitarbeitergesprächen wird von Feedback geprägt, weshalb es umso wichtiger ist, dass die Führungskraft sich damit auseinandersetzt. Wir bei Dehner sprechen gerne vom „Feedback-Walzer“, der aus drei Schritten besteht.

Im 1. Schritt wird konkret, sachlich und wertungsfrei beschrieben, was einen stört. Das Verhalten und die Situation werden genau beschrieben, ohne auf Formulierungen wie „immer“, „nie“, „andauernd“ oder ähnliche zurückzugreifen. Zum Beispiel: „Ich habe diesen Monat drei Kundenbeschwerden erhalten, die letzte gestern, dass ihnen wichtige Unterlage trotz mehrfachen Nachfragens nicht zugeschickt wurden.“

Im 2. Schritt wird die Auswirkung dieses Verhaltens geschildert. Das kann sowohl das Unternehmen wie auch Kollegen, Kunden oder das eigene Empfinden betreffen: „Ihr Verhalten lässt die gesamte Firma in keinem guten Licht dastehen und mich ärgert es, wenn ich meine Zeit damit zubringen muss, aufgebrachte Kunden zu beruhigen. Außerdem musste ich gestern Nachmittag Frau Z. bitten, Überstunden zu machen, um das von Ihnen Versäumte zu erledigen.“

Im 3. Schritt werden die Wünsche oder Erwartungen formuliert, die man an den Mitarbeiter oder Gesprächspartner hat: „Ich erwarte, dass Sie solche Kundenwünsche prompt erledigen, denn die Zuverlässigkeit ist eine unserer Geschäftsgrundlagen. Und wenn es doch aus irgendwelchen Gründen Verzögerungen gibt, dann sagen Sie bitte den Kunden rechtzeitig Bescheid.“

Ein gutes Feedback lässt den Empfänger von Beginn an nicht im Ungewissen, was insbesondere in einem Mitarbeitergespräch wichtig ist. Es wird sofort klar um was es geht und gutes Feedback betrifft immer ein konkretes Verhalten oder Auftreten.

Sie sollten bei einem Feedback auf sogenannte „Du-Botschaften“ (Bsp.: „Sie sind unzuverlässig“) ganz verzichten, denn mit solchen charakterlichen Festlegungen laden Sie den anderen ein, sich zu verteidigen, statt zuzuhören, um was es geht. Verwenden Sie stattdessen „Ich-Botschaften“ (Bsp.: „Ich habe Sie diese Woche zweimal aufgefordert, mir die Unterlagen fertig zu machen und habe sie immer noch nicht“), so lässt sich darüber nicht streiten. Ich-Botschaften sollten das tragende Element, die Basis eines jeden Feedbacks sein. Wenn Führungskräfte, ohne zu werten, ganz klar einen Sachverhalt beschreiben, können sie ein sehr persönliches Feedback geben, ohne den anderen zu verletzen, oder Gefahr zu laufen, dass er nur in Verteidigungsposition geht, ohne zuzuhören. Ein weiterer wichtiger Punkt dabei: Denken Sie daran, im Laufe des Gesprächs Ihre Wünsche für das zukünftige Verhalten des anderen zu formulieren, sodass die betreffende Person genau weiß, was von ihr erwartet wird.

Vorteile eines Mitarbeitergesprächs

Abschließend möchten wir noch einmal deutlich herausstellen, welche enormen Vorteile regelmäßige Mitarbeitergespräche mit sich bringen:

  • Das Vertrauen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter wird gestärkt.
  • Die Mitarbeitenden sind motivierter.
  • Das Arbeitsklima wird verbessert.
  • Die Entwicklung und Förderung der Fähigkeiten des Mitarbeiters werden klarer.
  • Die Mitarbeiter können aktiv das Unternehmensgeschehen mitgestalten.
  • Das Mitarbeitergespräch ist ein Frühwarnsystem für aufkommende Probleme und Konflikte.
  • Verbesserung der Arbeitsabläufe und -prozesse.

Wenn Sie Ihre persönlichen Kommunikationskompetenzen ausbauen möchten, damit sich die Qualität Ihrer Mitarbeitergespräche verbessert, lassen Sie uns gerne gemeinsam besprechen, welche Möglichkeiten es gibt.