Warum Zeitmanagement?

Unser Gehirn ist leider nicht das geeignete Medium, um dort alle zu erledigenden Aufgaben zu „notieren“.  Wir überfordern damit den vorhandenen Arbeitsspeicher und riskieren dadurch eine Einschränkung der Leistungsfähigkeit und auch schlaflose Nächte. Denn wenn der Geist zur Ruhe kommt, fallen einem all die unerledigten und vergessenen Aufgaben wieder ein. Nur leider eben zu einem Zeitpunkt, zu dem man nichts daran ändern kann. Außerdem vermischen sich wichtige Dinge mit weniger wichtigen – alle anstehenden Aufgaben stürmen auf einmal auf einen ein. Das führt zu innerer Unruhe und Stress. Ein erfolgreiches Zeitmanagement beginnt damit, den Kopf zu entlasten.

Nützliche Hilfsmittel wie To-Do-Listen sind jedoch häufig zu wenig durchdacht, unstrukturiert und unvollständig, so dass sie nicht im gewünschten Maß zu einem effizienten Zeitmanagement beitragen.

Daher macht es Sinn, ALLE Aufgaben in einem einheitlichen System des Selbstmanagements zu versorgen, dieses System gewissenhaft zu pflegen und regelmäßig hineinzusehen, so dass einem vor allen Dingen wichtige Aufgaben nicht „durchrutschen“ können und die verfügbare Zeit effektiv genutzt wird.

Das Gehirn kann dank guter Zeitmanagement-Methoden seine ganze Kapazität der inhaltlichen Lösungsfindung widmen. Egal welches System man nutzt, um Aufgaben zu organisieren: in dem Punkt, dass alle Aufgaben erfasst werden sollen, sind sich die Systeme einig. Hier finden Sie die besten Tipps zu einem guten Zeitmanagement.

Aufgaben sammeln und verarbeiten

Aufgaben verstecken sich an den unterschiedlichsten Orten. Um zu einem funktionierenden Organisationssystem zu kommen, macht es zunächst Sinn, alles Unerledigte, alle „losen Enden“ zu sammeln. Alle guten Zeitmanagement-Methoden beginnen mit Sammeln.

In der Phase „Sammeln“ geht es zunächst darum, all das „Zeugs“ das meist auf dem Schreibtisch oder anderen Ablageflächen herumfliegt in Eingangskörben zu sammeln. Hierzu zählen klassische Posteingangskörbe, Blöcke/ Papier/ Zettel, auf denen Ideen gesammelt werden, e-Mail, SMS oder Voicemail Eingänge usw.

Verarbeiten bedeutet, dass alle gesammelten Aufgaben, alles Unerledigte, alle anstehenden Arbeiten, durchgegangen werden und eine Entscheidung darüber getroffen wird, ob eine Aktion (Aufgabenerledigung) erforderlich ist, ob es sich um aufzubewahrendes Archiv-/ Referenz-Material handelt, ob vielleicht irgendwann Handlungsbedarf entstehen wird, oder ob es sich schlicht um Müll handelt. Nach diesem Prinzip wird alles geordnet.

Wenn eine Aktion erforderlich ist, stellt sich die Frage: Was ist der nächste Schritt?
Dabei sollte überall die Zwei-Minuten Regel beachtet werden.

ZWEI-MINUTEN REGEL

Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht länger als zwei Minuten dauert, werden sofort erledigt. Alle übrigen Aufgaben werden organisiert.

Organisieren

Archiv: All die Dinge aus den Eingangskörben, die keiner Handlung bedürfen, können entweder weggeworfen werden, wenn sie keinen Informationswert mehr besitzen, oder sie werden als Referenzmaterial archiviert. Es macht Sinn, sich sowohl für alle digitalen Unterlagen als auch für die analogen ein gut handhabbares Archiv einzurichten. Dieses sollte auch jederzeit gepflegt werden, so dass es immer aktuell ist und übersichtlich bleibt.

Irgendwann/ Vielleicht: Hierher gehört alles, was keine Priorität hat und derzeit keiner Handlung bedarf, aber vielleicht zu einem anderen, späteren Zeitpunkt interessant wird.

Alle Aufgaben oder nächsten Schritte, die über zwei Minuten Abarbeitungszeit liegen, (also nicht direkt erledigt werden) werden folgendermaßen organisiert:
Delegieren, wenn eine Arbeit oder Aufgabe von jemand anderem erledigt werden sollte.
Terminkalender: Jede Arbeit oder Aufgabe, die von mir zu einer bestimmten Zeit oder an einem bestimmten Tag unbedingt und nur dort erledigt werden kann, gehört in den Terminkalender.
Alle anderen Aufgaben werden in Projekten und Listen, oder in einem Backlog für ein Personal Kanban-System organisiert.

Projekte

David Allen definiert in seinem System „Getting things done“ alle zu erledigenden Arbeiten oder sonstigen Angelegenheiten, die mehr als zwei Schritte benötigen, als ein Projekt. Es handelt sich also um eine wesentlich umfassendere Projektdefinition als das normalerweise üblich ist.

Durch diese Definition hat man eine Menge Projekte abzuarbeiten. Hierbei gibt es eine Planungsphase und eine Abarbeitungsphase, die je nach Projekt iterativ durchlaufen werden können. In der Planungsphase werden die nächsten Aufgaben, die zur Projektzielerreichung abgearbeitet werden sollten festgelegt. Diese werden in das To-Do-System übernommen und im Laufe der Woche abgearbeitet.

ORGANISIEREN

Wenn man alles, was in der Phase des Brainstormings aufgetaucht ist, sorgfältig aus dem Kopf nach draußen verlagert, wird man bemerken, wie sich eine natürliche Ordnung einstellt. Gewöhnlich ergibt sich eine Ordnung, wenn man einzelne Bestandteile und deren Untergliederungen, Verläufe oder Ereignisse und/ oder Prioritäten erkennt. Was muss geschehen, damit das Endergebnis zustande kommt? In welcher Reihenfolge? Welches Element ist entscheidend, um den Erfolg des Projektes zu gewährleisten?

Je mehr sich die Umwelt verändert und je größer das Projekt ist, desto mehr empfehlen sich die agilen iterativen Projektplanungen in Kanban-Systemen.
Danach geht es um die Frage „Was muss als Nächstes getan werden?“
Wenn noch mehr für das Projekt zu planen ist, oder eine Planungsphase ansteht, wird das als nächster Schritt definiert.

PROJEKTUNTERSTÜTZUNGSMATERIAL

Alles, was an Material zu einem Projekt gehört (digital oder analog), sollten gut greifbar in Ordnern oder Mappen sortiert sein. Hier eigenen sich Unterschriftenmappen, oder Mappei-Systeme, Hängeregister oder Ähnliches und entsprechende Ordner auf dem Rechner.

E MAILS

Ziel ist es, bei den eMails eine Inbox Zero hinzubekommen. Denn der eMail Eingang ist absolut nicht dazu geeignet, Aufgaben zu verwalten. Muss man zu weit scrollen, ist die Gefahr zu groß, dass zwischen vielen rein informativen eMails wichtige Projekte oder Aufgaben untergehen.

Daher gilt auch hier die 2 Minuten Regel. Alles was direkt beantwortet werden kann, sollte beantwortet werden. Alle anderen sollten in andere Ordner verschoben werden. Das Einfachste System hierfür ist einen Ordner für unbeantwortete eMails zu haben, die noch bearbeitet werden müssen, einen Ordner unter dem Motto „Waiting For“, und einen Archivordner.

Personal Kanban

Eine sehr wichtige Methode im Zeitmanagement kommt aus Japan. Kanban ist Methode, den Arbeitsfluss als Säulendiagramm visuell darzustellen. Hierfür werden Kolonnen genutzt, die die verschiedenen Arbeitsschritte abbilden, jede Aufgabe wird einer Karte zugeordnet, die dann diese Kolonnen durchläuft.

Bei dieser Methode, seine Arbeit zu organisieren, ist für alle jederzeit sichtbar, wo beispielsweise ein Auftrag momentan steht und auch Engpässe und Flaschenhälse können schnell erkannt und versorgt werden. So kann sich das System jederzeit verbessern (Kaizen). Alle Informationen und Probleme, die im Zusammenhang mit der Aufgabe an irgendeiner Stelle entstehen, werden auf der Karte vermerkt, sind jederzeit einsehbar und können im Nachgang bei einer Retrospektive, also einer rückwirkenden Betrachtung der Arbeit, als Verbesserungsgrundlage genommen werden.

Für das persönliche Zeitmanagement ist das System als Personal Kanban eingeführt worden.

Hier gibt es im einfachsten Modell das Backlog, wo zunächst wieder ALLE Aufgaben und Projekte gesammelt werden, so wie auch schon im Ansatz von „Getting things done“ beschrieben wurde. Bei dieser Art des Selbstmanagements gibt es die Kolonnen „Bereit“, „In Arbeit“ und „Fertig“, die einen Wertestrom bilden.

Abbilden kann man das System entweder digital, also Software-basiert z.B. mit Meistertask oder analog auf einem Whiteboard oder Flip, auf dem die Kolonnen aufgezeichnet werden. In diesem analogen System werden alle „Nächsten Schritte“ oder Aufgaben/ Projekte auf einzelne Haftzettel geschrieben, die so beliebig umgeklebt werden können.

Wer sein Zeitmanagement gern um eine Tages-Planung erweitern möchte, kann auch noch eine „Heute“ Kolonne zufügen und hier Aufgaben sammeln, die man an diesem Tag schaffen möchte.
Generell lässt sich das Personal Kanban jederzeit verändern und den eigenen Bedürfnissen anpassen.
Die Projekte sollten einer regelmäßigen Planungsphase unterzogen werden, um den Backlog zu pflegen und die „Bereit“-Kolonne zu füllen.

Dieses Zeitmanagement-System ist sehr flexibel und daher gut geeignet für unsere Arbeitswelt, in der sich Kontext und Prioritäten permanent ändern. Durch die Visualisierung wird deutlich, wie Prozesse laufen und das Gehirn wird durch das „ausgelagerte“ Wissen spürbar entlastet. Dadurch wird Stress merklich reduziert. Durch dieses System wird man nicht nur produktiver, sondern vor allem effektiver. Es wird auch leichter, sich in Bezug auf Aufgaben abzugrenzen und Rückdelegationen zu vermeiden, da klar sichtbar wird, was einem möglich ist und was nicht.

Priorisierung

Eine kritische Prüfung sollte beim Zeitmanagement der Frage gelten „Womit beschäftige ich mich eigentlich?“.

Wenn man sich sehr gut organisiert und sehr geordnet arbeitet, sich jedoch viel zu viel mit den falschen Dingen beschäftigt, gerät man auch auf keinen grünen Zweig, sondern nur gut organisiert in Schwierigkeiten und Stress. Welches sind die Dinge, mit denen man sich tatsächlich beschäftigen sollte und wie sollte man die Projekte und Aufgaben priorisieren?

Die „Vier-Felder-Matrix“

Die „Vier-Felder-Matrix“ von Covey (oder Eisenhower-Prizip) zählt zu den besten Methoden, wichtige Aufgaben von anderen zu trennen, deshalb spielt sie im Zeitmanagement eine wesentliche Rolle. Covey hat die Gesamtheit aller Aufgaben auf vier quadratische Felder aufgeteilt.

+ wichtig
+ dringend

+ wichtig
- dringend

- wichtig
+ dringend

- wichtig
- dringend

In Quadrant eins befinden sich alle Aufgaben, die sowohl „wichtig“ als auch „dringend“ sind, wobei die Dringlichkeit hauptsächlich von außen vorgegeben wird. Quadrant eins sollte nach Möglichkeit maximal dreißig Prozent aller Aufgaben beinhalten. Diesen Bereich kann man oft nur sehr eingeschränkt selbst steuern, doch da die Aufgaben „wichtig“ und „dringend“ sind, müssen sie sofort oder jedenfalls zügig erledigt werden.

In Quadrant zwei befinden sich die „wichtigen“ Aufgaben, die aber nicht „dringend“ sind. Zu diesen Aufgaben gehören zum Beispiel alle strategischen Planungen. Für die ist es nicht entscheidend, ob man sie heute oder morgen macht, doch ob man sie überhaupt macht oder nicht, kann den entscheidenden Unterschied machen. Zu den wichtigen Aufgaben gehören auch alle Problemlösungen, die grundsätzlicher Natur sind. Wenn zum Beispiel bestimmte Themen immer wieder auftauchen, sollte man sie nicht immer wieder aufs Neue lösen, sondern sich einmal die Zeit nehmen, eine grundsätzliche Lösung dafür zu entwickeln. Das wäre also eine Aufgabe für Quadrant zwei.

In Quadrant drei sind die Aufgaben nicht „wichtig“ aber dafür „dringend“. Meist sind sie von außen dringend gemacht. Bei Aufgaben in diesem Quadranten handelt es sich für gewöhnlich um solche, die einen nicht wirklich in Richtung Zielerreichung weiterbringen. Man sollte deshalb immer prüfen, ob sie wirklich dringend erledigt werden müssen und ob Sie solche Aufgaben delegieren können.

In Quadrant vier schließlich befinden sich alle Aufgaben, die nicht „dringend“ und nicht „wichtig“ sind, die man aber trotzdem aus irgendeinem Grund auf der Agenda hat.

Covey spricht von der „Quadrant zwei“ - Philosophie. Das heißt, um wirklich vorwärts zu kommen und die eigenen Ziele zu erreichen, sollte man die meiste Zeit den Aufgaben aus dem Quadranten zwei widmen.

Die Kanban-Methode und das Prinzip des Kaizen, also permanenten Verbesserns hilft, immer mehr die Quadrant zwei – Philosophie zu leben. Es erfordert zwar einige Disziplin, sich immer wieder an der Kategorie „wichtig“ zu orientieren, doch so wird das Zeitmanagement effektiv.

Pareto-Prinzip

Das Pareto Prinzip besagt, dass 20% des Aufwandes 80% des Ergebnisses bringen. Dabei ist die absolute Zahl nicht so wichtig, sondern die Tendenz ist entscheidend. Es ist also hilfreich, wenn man immer wieder versucht herauszufinden, welche diese 20% an Aufgaben sind, die zuerst erledigt werden sollen. Das heißt natürlich nicht, dass immer 80% des Ergebnisses reichen, oft ist es notwendig, auch die restlichen 80% der Arbeit zu investieren, um zu einem noch besseren Ergebnis zu kommen, aber oft ist es beruhigend, zumindest schon mal 80% erreicht zu haben.

Auch bei diesem Aspekt des Zeitmanagements eignet sich die Retrospektive des Kanban-Systems hervorragend, nach Mustern zu suchen, um diese 20% Aufgaben zu identifizieren.

Zeitmanagement und Selbstmanagement gehen Hand in Hand

Zu einem guten Selbstmanagement gehört auch, für eine angemessene Work-Life Balance zu sorgen. Das kann unter Umständen bedeuten, sich auch „Not-to-to-Listen“ anzulegen, um Stress durch ein Zuviel an Arbeit und Aufgaben zu verhindern. Es gehört auch dazu, Zeitmanagement zu betreiben, indem man Zeitfresser reduziert.

Umgang mit eMails

Emails zählen zu den ganz großen Zeit- und Energieräubern. Aus diesem Grund sollte man auch selbst dafür sorgen, sich nicht unnötig aus der Konzentration zu reißen und zum Beispiel die Push-Mail-Funktion ausschalten. Dreimal täglich zu festgelegten Zeiten seine Mails zu kontrollieren, ist für gewöhnlich völlig ausreichend. Entscheidet man selbst, wann man Mails bearbeiten will, wird man nicht von außen gesteuert.

Online-Zeit beschränken

Das ständig verfügbare Internet frisst bei vielen Zeit ohne Ende. Man wollte nur kurz etwas nachschauen, und plötzlich ist eine Stunde weg, in der man sich von allem Möglichen hat ablenken lassen.

Aufgabenpakete packen

Multitaskingfähigkeit ist ein Gerücht! Tatsächlich zersplittert man sich nur zwischen den vielen Aufgaben und Themen. Das führt dazu, bei jeglicher Arbeit oder Aufgabe bis zu 40% langsamer werden -  mit schlechterem Output.

Daher macht es Sinn, Aufgaben aus gleichen Bereichen, oder aus gleichen Kontexten (s. David Allens Kontextlisten)  in Blöcke zu packen und nacheinander abzuarbeiten, z.B. Berichte schreiben, eMails beantworten, Telefonate, ein Miniprojekt mit mehreren Aufgaben usw.

Eventuell kann man sich hierfür Zeitblöcke im Kalender einplanen.

Stille Stunden

Was sich für die Selbstorganisation sehr bewährt hat, ist die Einführung sogenannter „Stiller Stunden“. In wissenschaftlichen Studien hat sich erwiesen, dass Firmen, die „Stille Stunden“ für das gesamte Unternehmen etablierten, deutlich produktiver arbeiteten als Firmen ohne. Man kann zunächst mit einer „Stillen Stunde“ pro Woche beginnen und wählt dafür am besten einen Zeitpunkt, wenn vielleicht ohnehin mit weniger Störungen von außen zu rechnen ist. Im Idealfall kann man die „Stillen Stunden“ auf mehrere in der Woche ausweiten. Man sollte dafür jedoch nicht die Abendstunden wählen, mit dem Gedanken, dass man dann doch am ehesten seine Ruhe hat. Am Abend ist die Energie eher am Ende, die Konzentration lässt nach, das sind keine guten Voraussetzungen, um genau jene Aufgaben zu erledigen, die besonders anspruchsvoll sind. Der Morgen empfiehlt sich deshalb eher für die „Stille Stunde“.

Biorhythmus

Fangen Sie an, auf Ihren Biorhythmus zu achten und Arbeit entsprechend einzuteilen. Im Kanban-System kann man wieder die Retrospektive gut nutzen, um dem eigenen Biorhythmus auf die Spur zu kommen: Gibt es ein Tageszeiten-Muster, wann Aufgaben besonders leicht von der Hand gingen, man besonders kreative Lösungen hatte, usw.

Pausen

Pausen, um sich zu regenerieren und dem Hirn die Möglichkeit zu geben, sich zu erholen, sind von absoluter Wichtigkeit! Das Gehirn verbraucht Energie in Form von Glukose, die muss erneuert werden. In Pausen sollte man die Augen vom Rechner lösen, am besten Aufstehen, sich kurz strecken oder die Augen schließen.

Um sich einen Rhythmus für die Abarbeitung von Aufgaben zu setzen, schwören einige auf das 60-60-30 Prinzip, das sich an Konzentrationsphasen orientiert.
Die erste 60 steht für 55 Minuten konzentriert arbeiten und 5 Minuten Pause.
Die zweite 60 steht für weiter 60 Minuten konzentriert arbeiten.
Die 30 steht für nun 30 Minuten Pause.
Danach kann man mit einem weiteren 60-60-30 Block beginnen.
Die Aufgaben, die man sich in den jeweiligen Blöcken sucht, sollten zu der eingeteilten Zeit passen.

Pomodoro Technik

Ähnlich wie das 60-60-30 – Prinzip funktioniert die Pomodoro Technik. Hier besteht ein Arbeitsblock jeweils aus 25 Minuten mit 5 Minuten Pause danach. Große Pausen sollte man natürlich zusätzlich einplanen!

Dicke Brocken

Es ist schwierig, die großen wichtigen Aufgaben aus dem Quadranten zwei, die vielleicht etwas längere Arbeitsphasen beanspruchen, unterzubringen, wenn der gesamte Tag schon mit vielen kleinen Aufgaben aus allen anderen Quadranten gespickt ist. Zwar ist es recht zufriedenstellend am Abend, so viel geschafft zu haben, aber es ist eben nur Dringendes abgearbeitet, das Wichtige bleibt liegen. Covey spricht hier sogar von der „Dringlichkeitssucht“, d.h. dass wir unsere Befriedigung daraus ziehen, wieder ganz viele Eisen aus dem Feuer geholt zu haben, aber dennoch gefühlt auf der Stelle treten.

Es ist daher sinnvoll, erst die „dicken Brocken“ aus Quadrant zwei einzuplanen. Man wird feststellen, dass drumherum plötzlich noch ganz viel Raum für die vielen kleinen Aufgaben entsteht, die auch erledigt werden müssen.

Ähnlich wie bei einem Gefäß, dass man zuerst mit großen Steinen füllt, dann Kieselsteine drumherum fließen lässt, schließlich noch Sand einfüllen kann und zuletzt sogar noch Wasser hineinpasst, ist das mit den Aufgaben. Hätte man als erstes das Wasser oder den Sand eingefüllt, hätten keine großen Steine mehr hineingepasst.

Pufferzeiten

Zu einer guten Zeitmanagement-Methode gehört auch, immer Pufferzeiten zu berücksichtigen und niemals den ganzen Tag zu verplanen. So erspart man sich viel Stress beim Erledigen großer Aufgaben! Das gilt aber auch für Termine, also Pufferzeiten zwischen den Terminen lassen. Im normalen Arbeitsalltag werden immer die unvorhergesehenen Aufgaben aus dem Covey-Quadranten eins (also wichtig und dringend) hinzukommen, das ist sicher! Also sollte man beobachten, wieviel Zeit man normalerweise täglich für diese spontanen Zusatzaufgaben brauchen und diese auch mit einplanen.

Umgang mit Rückdelegation/ Querdelegation

Rückdelegationen sind Zeit- und Energiefresser erster Güte. Beim Delegieren werden häufig Fehler gemacht in der Art und Weise, wie Aufgaben delegiert werden, denn sehr oft erhält der Kollege oder Mitarbeiter zwar die Aufgabe, aber nicht die nötigen Informationen oder Entscheidungskompetenzen, um diese Aufgabe zu einem sinnvollen Ende zu bringen oder sie sinnvoll zu lösen. Zum mindesten muss der Andere genau wissen, was er selbst entscheiden darf und wobei er den Kollegen oder Vorgesetzten braucht. Darf er gar nichts selbst entscheiden, ist es ihm auch unmöglich, komplexe Aufgaben zu bewältigen – dafür ist Entscheidungsfreiheit zwingend nötig. Zu einer gelungenen Delegation gehört auch das Delegieren von Verantwortung.

Das mag, auch für den Anderen, nicht immer angenehm sein. Ein Kollege oder Mitarbeiter, den diese Verantwortung drückt, neigt möglicherweise dazu, sie rückzudelegieren. Rückdelegationen oder Querdelegationen zu akzeptieren zählt zu den großen Fehlern, die man tunlichst vermeiden sollte.

Viele sind schon der Gefahr entgangen, eine Rück- oder Querdelegation zu akzeptieren, weil sie sich an eine Metapher erinnert haben, die aus einem Führungsbuch stammt: Stellen Sie sich vor, die Aufgabe und Verantwortung ist ein Affe, der auf der Schulter des Mitarbeiters/ Kollegen sitzt, wenn er zu Ihnen kommt, um sein Problem mit Ihnen zu besprechen. Wo sitzt der Affe, wenn der Andere wieder geht? Auf Ihrer Schulter oder auf seiner?

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